Wir nehmen Datenschutz ernst.

Wir möchten mit Ruumio Raum für eine einfache, sichere und vor allem private digitale Kommunikation schaffen. Deshalb ist es uns sehr wichtig die Privatsphäre unserer Nutzer:innen bestmöglich zu schützen.

Ruumio ist ein Unternehmen mit Sitz in Deutschland, deswegen müssen sich unsere Nutzer:innen nicht auf unser Versprechen verlassen, sondern können den mit weltweit strengsten Datenschutzgesetzen vertrauen. Wir setzen diese strengen Datenschutzmaßnahmen für alle unserer Nutzer:innen um und sind damit weltweit DSGVO konform.

Im Folgenden soll diese Datenschutzerklärung über die Art, den Umfang, den Zweck der Erhebung und Verwendung personenbezogener Daten durch Ruumio informieren.
Um dies zu vereinfachen wird zwischen folgenden Nutzungsbereichen unterschieden:

Die Definitionen der verwendeten Begriffe (z.B. “personenbezogene Daten” oder “Verarbeitung”) findest Du in Art. 4 DSGVO.

Durch neue Technologien und der ständigen Weiterentwicklung unserer Webseite und Tools, können in Zukunft Änderungen an dieser Datenschutzerklärung vorgenommen werden, daher empfehlen wir, diese Erklärung regelmäßig erneut durchzulesen.

1. Allgemeines

1.1. Über uns

Ruumio (wir, uns) ist ein Unternehmen mit Sitz in Deutschland und Verantwortlicher im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung:

Ruumio

Timo Bechtel, Fabian Vitt, Abdelmajid Achhoud

Miltzstraße 14

51061 Köln

Deutschland

Tel.: 015112383599

E-Mail: hello@ruumio.com

Website: www.ruumio.com

1.2. Sicherheit

Die erfassten Daten werden mit den hohen, gängigen Sicherheitspraktiken geschützt erhoben, gespeichert und verarbeitet und werden nur über eine verschlüsselte Verbindung übertragen (SSL).

2. Webseitenbesucher:innen

2.1. Definition

Webseitenbesucher:innen sind diejenigen Personen, die unsere Webseite https://ruumio.com oder alle Unterseiten dieser Webseite, sowie alle weiteren öffentlich zugänglichen Internetauftritte von Ruumio aufrufen. Diese besuchten Seiten werden der Einfachheit halber im Nachfolgenden als "unser Internetauftritt", "ruumio.com" oder "unsere Webseite(n)" genannt.

Die Begriffe "Du" oder "Dein(e)" beziehen sich in diesem Abschnitt auf Webseitenbesucher:innen.

2.2. Erfasste Daten

Die Nutzung unserer Webseite ist ohne Angabe von personenbezogener Daten möglich. Für spezielle, optionale Funktionen oder Services kann es aber erforderlich sein, personenbezogene Daten zu erheben und zu verarbeiten.
Besteht in den Fällen keine gesetzliche Grundlage, wird eine Einwilligung der betroffenen Person eingeholt, bevor eine Verarbeitung erfolgt.

2.2.1. Daten, die Du uns zur Verfügung stellst

Wir stellen verschiedene Möglichkeiten auf unserer Webseite zur Verfügung, uns zu kontaktieren, beispielsweise über das Kontaktformular, per E-Mail oder per Telefon.
Zum Zwecke der Kommunikation speichern wir die dafür benötigten Daten für die Dauer der Kommunikation.
Diese Daten beinhalten von Besucher:innen angegebene Daten, beispielsweise über das Kontaktformular, wie:

  • Name
  • E-Mail-Adresse
  • Unternehmen
  • Zweck der Kommunikation

Sowie jegliche weitere in Freifeldern von Besucher:innen angegebenen, oder andere zusätzlichen freiwillig angegebenen Daten, wie zum Beispiel als Inhalt von E-Mails.

2.2.2. Daten, die automatisch erfasst werden

Für einen Besuch einer unserer Webseiten werden eine Reihe von allgemeinen Daten und Informationen erfasst und pseudonymisiert gespeichert. Das bedeutet, es werden keine Rückschlüsse auf die betroffene Person gezogen. Zu den automatisiert erfassten Daten gehören:

  • Geräteinformationen, wie die IP-Adresse des besuchenden Systems, der genutzte Web-Browser (Software, die für die Nutzung des Internet verwendet wird), die eingestellte Sprache, sowie Auflösung des besuchenden Systems oder das genutzte Betriebssystem, die Internetseite, von welcher das zugreifende System auf unsere Webseite (s.o.) gelangt ist (Referrer)
  • Nutzungsdaten, wie Zeitpunkt und Dauer des Webseitenbesuchs, besuchte Unterseiten oder angeklickte Schaltflächen

2.3. Nutzung der erfassten Daten

Ruumio zieht bei der Verarbeitung der Daten keine Rückschlüsse auf die betroffenen Person.

Die Daten werden allein für folgende Zwecke verarbeitet:

  • um die korrekte Auslieferung und dauerhafte Funktionsfähigkeit der Ruumio Webseiten zu gewährleisten
  • um unsere Webseiten und Inhalte zu Optimieren und Anzupassen
  • um Marketingkampagnen zu optimieren
  • um besser zu verstehen, wie unsere Besucher:innen die Webseiten nutzen
  • um unsere Webseiten und die Daten unserer Nutzer:innen vor Angriffen zu schützen
  • um auf Online-, E-Mail-, telefonische oder andere Anfragen antworten zu können

2.4. Drittanbieter

Unser Internetauftritt und unsere Anwendungen, die unter anderem die vorangegangenen Daten speichern und verarbeiten, werden über die Serverinfrastruktur der Hetzner Online GmbH mit Serverstandort Deutschland bereitgestellt.
Die Daten, die für eine E-Mail-Kommunikation anfallen (s.o.), werden in unserem Auftrag von der "united-domains AG" als E-Mail-Provider zwecks E-Mail-Versand automatisiert gespeichert und verarbeitet.

3. Abonnent:innen des Newsletters

3.1. Definition

Mit Abonnent:innen des Newsletters sind diejenigen Personen gemeint, die sich über verschiedene Wege, meist über unser Newsletter-Formular aktiv für unseren Newsletter registriert haben.

Die Begriffe "Du" oder "Dein(e)" beziehen sich in diesem Abschnitt auf Abonnent:innen des Newsletters.

3.2. Erfasste Daten

3.2.1. Daten, die Du uns zur Verfügung stellst

Um den Newsletter anbieten zu können, werden bis zu einer Abmeldung des Newsletters von den Abonnent:innen angegebene Daten gespeichert, wie:

  • E-Mail-Adresse
  • Sprache
  • angegebene Newsletter-Präferenzen

Sowie jegliche weitere in Freifeldern von Besucher:innen angegebenen, oder andere zusätzlichen freiwillig angegebenen Daten.

3.2.2. Daten, die automatisch erfasst werden

Bei der Registrierung für unseren Newsletter, Anpassung, Abmeldung, sowie beim Öffnen und Interagieren mit den versendeten E-Mails werden einige Daten automatisch erfasst und bis zur Abmeldung vom Newsletter gespeichert. Dazu gehören:

  • Geräteinformationen, wie die IP-Adresse der Betroffenen Person, die eingestellte Sprache des Systems der betroffenen Person
  • Nutzungsdaten, wie Zeitpunkt der Registrierung für den Newsletter und des Öffnen von E-Mails, der Anzahl Klicks auf Links in E-Mails und der Status des Opt-In (s.u.)

3.3. Nutzung der erfassten Daten

Die im Rahmen des Newsletters erfassten Daten werden für folgende Zwecke verwendet:

  • Versand unseres Newsletters
  • Schutz vor Angriffen oder Spam
  • Optimierung unseres Newsletters oder Marketing-Kampagnen
  • Personalisierung des Newsletters
  • Informative E-Mails, die für den Betrieb des Newsletters notwendig sind, wie beispielsweise Opt-In, Änderungsinformationen über den Newsletter oder Veränderung von technischen Gegebenheiten
  • Messen von Öffnungs- und Interaktionsraten
  • Nachvollziehung von möglichem Missbrauch der E-Mail-Adresse der betroffenen Person
  • Speicherung und Nachhaltung des Opt-In-Status

Newsletter E-Mails werden erst nach doppelter Bestätigung nach der Registrierung verschickt (Double-Opt-In).

Das Abonnement unseres Newsletters kann jederzeit über einen Link, der sich in jedem Newsletter befindet, oder über einen direkten Kontakt zu Ruumio gekündigt werden. Genauso kann die Einwilligung in die Speicherung und Verarbeitung der personenbezogenen Daten der betroffenen Person jederzeit widerrufen werden. Die Daten werden nach Widerruf unverzüglich oder aber spätestens nach 14 Tagen gelöscht.

3.4. Drittanbieter

Um den Newsletter anbieten zu können, nutzen wir ein Angebot des Anbieters Mailjet GmbH, der die zuvor angegebenen Daten in unserem Auftrag erfasst und verarbeitet.

4. Besucher:innen einer virtuellen Karte

4.1. Definition

Besucher:innen einer virtuellen Karte bezeichnet die Personen, die mit Klick auf eine mit "Betreten" oder ähnlichem Text bezeichnete Schaltfläche eine von uns oder unserer Kunden erstellten und verwalteten virtuellen, interaktiven "Karte" beziehungsweise Veranstaltung besuchen.

Die Begriffe "Du" oder "Dein(e)" beziehen sich in diesem Abschnitt auf Besucher:innen einer virtuellen Karte.

4.2. Erfasste Daten

4.2.1. Daten, die Du uns zur Verfügung stellst

Damit Besucher:innen einer Karte von anderen Besucher:innen erkannt werden können, muss zur Teilnahme an einer Karte zunächst ein Nutzername angegeben werden. Dieser Name wird allen anderen Besucher:innen der Karte mitgeteilt.
Zusätzlich bietet Ruumio eine Chatfunktion auf den Kartenflächen an, die eine Eingabemaske für Freitext anbietet. Diese Nachrichten werden auf Servern von Ruumio verarbeitet.

Bei der Nutzung von Videotelefonie werden außerdem Video- und Audiostreams an die anderen Teilnehmenden des Videoanrufs übermittelt.

4.2.2. Daten, die automatisch erfasst werden

Zusätzlich zu den von Besucher:innen unserer Webseite automatisiert erfassten Daten (s.o.), werden bei der Nutzung unserer virtuellen Karten automatisiert Daten erfasst und verarbeitet, wie:

  • Zeitpunkt und Dauer des Besuchs einer Karte
  • Zeitpunkt zu dem eine Chatnachricht verschickt wird, sowie Name des Versenders
  • Anzahl der Aufrufe eines eingebundenen Elements
  • Status über den Aufruf der Hilfe für die Kameraeinrichtung und Steuerung

Bei der Nutzung der Videotelefonie werden außerdem folgende Daten automatisiert erfasst:

  • Geräteinformationen, wie die IP-Adresse der betroffenen Person, das verwendete Betriebssystem der betroffenen Person
  • Nutzungsdaten, wie Zeitpunkt und Dauer des Videoanrufs

4.3. Nutzung der erfassten Daten

Die Daten werden nicht erfasst, um Rückschlüsse auf einzelne Personen zu ziehen. Nutzer:innen können eine virtuelle Karte nur dann betreten, wenn sie der Datenschutzerklärung insbesondere dem Abschnitt "4. Besucher:innen einer virtuellen Karte" zustimmen. Nur dann werden die in diesem Abschnitt aufgezeigten Daten gespeichert und verarbeitet.

Die Daten werden nur zu folgenden Zwecken erfasst:

  • um die korrekte Auslieferung und dauerhafte Funktionsfähigkeit der virtuellen Karten zu gewährleisten
  • um die Technologie der Ruumio Karten stetig zu Optimieren und zu Verbessern
  • um besser zu verstehen, wie Nutzer:innen die virtuellen Karten verwenden
  • um die virtuellen Karten vor Angriffen zu schützen
  • um Einstellungen persistent im Browser zu speichern
  • um Nutzungskontingente zu überprüfen

4.4. Drittanbieter

Die zuvor genannten Daten werden auf Servern von Ruumio verarbeitet, die von der Hetzner Online GmbH und Strato AG mit Serverstandort Deutschland bereitgestellt werden.

Ruumio bietet den Verwaltenden der Karten die Möglichkeit, externe Seiten und Tools einzubinden. Diese externen Seiten können personenbezogene Daten sammeln und verarbeiten. Bitte wende dich an den Veranstalter bzw. Inhaber der Karte, um zu erfahren, welche zusätzlichen Dienste eingebunden sind und welche Daten dabei erfasst und verarbeitet werden.

5. Deine Rechte

Du hast das Recht auf kostenlose Auskunft, Aktualisierung, Löschung oder Korrektur der von uns gespeicherten personenbezogenen Daten.

Außerdem kannst Du jederzeit die Einwilligung zur Verarbeitung Deiner personenbezogenen Daten widerrufen.

Um eines dieser Rechte geltend zu machen, kontaktiere uns über das Kontaktformular, bitte beachte, dass wir eventuell zusätzliche Informationen anfragen werden, um Deine Identität bestätigen zu können.